Des associations ont perdu des données après la fin d’une licence Microsoft 365

Des associations ont pu perdre des courriels et des fichiers liés à d’anciennes licences Microsoft 365 Business Premium. Microsoft a indiqué qu’une erreur avait supprimé certaines données avant la fin de la période prévue pour leur conservation et que les tentatives de récupération avaient échoué.

Le problème concerne la fin d’un programme qui accordait des licences gratuites à des organisations à but non lucratif. Microsoft affirme ne pas pouvoir déterminer précisément quelles données ont disparu, ni confirmer dans chaque cas si une suppression a réellement eu lieu.

Une fin de licence qui a interrompu la période prévue

En 2025, Microsoft a annoncé la fin de la subvention Business Premium destinée aux associations éligibles. Le programme fournissait dix licences sans frais. Les renouvellements intervenant à partir du 1er juillet 2025 ne devaient plus bénéficier de cette formule.

Pour éviter une interruption, les organisations pouvaient migrer vers une autre offre. Microsoft proposait jusqu’à 300 licences gratuites Microsoft 365 Business Basic ainsi que des réductions sur plusieurs abonnements payants, dont Business Premium. Les associations avaient également été invitées à exporter les données qu’elles souhaitaient conserver.

La procédure prévoyait que les données resteraient accessibles pendant une période de conservation et d’export après la désactivation de l’abonnement. Or, après l’expiration de certaines licences, une erreur a supprimé des données restantes avant la fin de cette période.

Microsoft décrit le problème comme une erreur survenue après la désactivation des abonnements, et non comme une intrusion. L’entreprise n’a pas précisé combien d’organisations étaient concernées, combien de temps avant l’échéance la suppression avait eu lieu ni quelle défaillance technique l’avait provoquée.

Le périmètre des données perdues reste incertain

Les données potentiellement concernées sont celles associées aux boîtes aux lettres, aux fichiers OneDrive et aux sites SharePoint rattachés aux abonnements Business Premium arrivés à expiration. Pour une association, il peut s’agir de courriels anciens, de dossiers de subvention ou de fichiers administratifs conservés pendant plusieurs années.

Microsoft affirme avoir examiné les possibilités de restauration sans parvenir à récupérer les données supprimées. L’entreprise indique aussi ne pas pouvoir fournir une liste des fichiers ou messages concernés, ni dire si des données ont été supprimées dans un cas donné.

Cette incertitude complique le diagnostic. Une organisation peut encore accéder à une partie de son environnement tout en ayant perdu un ancien courriel ou un dossier précis. L’absence de message d’erreur ne permet donc pas de conclure que toutes les données sont intactes.

L’assistance proposée ne restaure pas les fichiers

Pour les organisations concernées, Microsoft propose gratuitement un accompagnement personnalisé. Un spécialiste doit les aider à mettre en place un nouvel environnement Microsoft 365 et à répondre aux questions liées à la transition.

Cette assistance peut faciliter la création de nouveaux comptes ou la configuration d’une autre formule. Elle ne permet toutefois pas de récupérer les données que Microsoft dit ne plus pouvoir restaurer. Elle concerne la remise en route du service, pas le retour de l’historique supprimé.

Les associations qui pensent être concernées doivent conserver les éléments encore disponibles : courriels reçus lors de la fin du programme, dates de renouvellement, informations d’administration, journaux accessibles et copies locales. Ces éléments ne garantissent pas une récupération, mais ils peuvent aider à reconstituer le périmètre de l’incident.

Les vérifications à mener par une association

Une organisation qui a utilisé la licence Business Premium gratuite peut établir un premier état des lieux en partant de l’ancien abonnement, et non de la licence actuellement affichée. L’objectif est de comparer les données encore accessibles avec les copies conservées ailleurs.

1. Identifier l’ancien abonnement. Vérifiez si l’environnement Microsoft 365 a utilisé la subvention Business Premium et notez la date d’expiration ou de désactivation.
2. Recenser les espaces concernés. Contrôlez les boîtes aux lettres, les comptes OneDrive et les sites SharePoint qui dépendaient de cette licence.
3. Rechercher les documents critiques. Vérifiez manuellement les anciens courriels, les dossiers de subvention et les documents que l’association doit conserver.
4. Comparer avec les copies existantes. Examinez les ordinateurs des salariés, les disques externes et les exports précédents.
5. Documenter les écarts. Notez les fichiers manquants, les dates approximatives et les utilisateurs concernés avant de solliciter Microsoft.
6. Exporter ce qui reste accessible. Copiez les données restantes dans un autre environnement, avec des droits d’accès contrôlés et une durée de conservation définie.

Évitez de supprimer ou de réorganiser l’ancien environnement avant d’avoir terminé cet inventaire. Une modification supplémentaire peut rendre plus difficile la comparaison entre les données actuelles et les copies disponibles.

La rétention Microsoft 365 ne remplace pas une sauvegarde

Les paramètres de conservation et les corbeilles de Microsoft 365 peuvent offrir un délai de récupération après certaines suppressions. Ils ne constituent pas nécessairement une copie durable contrôlée par l’organisation, car ils dépendent des règles et de la durée de vie de l’environnement principal.

Une sauvegarde indépendante conserve une version séparée des courriels, des fichiers OneDrive et des sites SharePoint dans un autre environnement. Elle doit rester accessible même si l’abonnement d’origine est fermé, si un compte administrateur est supprimé ou si une opération affecte l’environnement principal.

Le test de restauration est indispensable. Une association peut disposer d’une copie sans savoir si les fichiers sont complets, si les droits d’accès sont conservés ou si la restauration fonctionne dans un délai acceptable. Un test périodique sur quelques documents et une boîte aux lettres permet de vérifier ces points avant un incident.

La fermeture d’une licence doit donc être traitée comme une opération de sortie. L’inventaire, l’export des données restantes et un test de restauration permettent de vérifier ce que l’association conserve réellement avant la désactivation de l’environnement.